Клиент

Аэродиск — российский производитель инновационных решений в области хранения и виртуализации данных

Программное обеспечение компании зарегистрировано в Роспатенте, Минпромторге и в реестре отечественного ПО Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Компания начала свой успешный запуск в далеком 2011 году. Сегодня же «Аэродиск» является резидентом Сколково и имеет 120 сервисных центров во всех регионах России, а также в Казахстане и республике Беларусь. Казалось бы, что можно улучшать в прекрасно растущей компании?

Цель «Аэродиска»: создание надежных отечественных IT-продуктов, которые с легкостью могут заменить иностранное ПО. Для выполнения этой непростой миссии требуется не только рвение и профессионализм сотрудников, но и качественная CRM-система внутри компании.

Долгое время специалисты «Аэродиска» работали в amoCRM. Это отличная платформа, однако такой крупной компании функционала системы попросту не хватило. В работе отдела продаж не было простора: стадий всего шесть, они не отображают весь процесс детально.

Добиться прозрачности в рабочих процессах в данном случае можно только при объединении всей структуры в одну систему, оцифровке сквозного процесса, настройке автоматизации взаимодействия между отделами и интеграции каналов лидогенерации.

Для этой роли идеально подошел «Битрикс24».

Перенос данных из amoCRM в «Битрикс24»

Миграция из одной системы в другую долгий и сложный процесс. В этом случае главное – не спешить и серьезно подойти к переносу. Специалисты Maticson перенесли не только отдельные поля и значения на новую платформу, но и весь объем данных хранящихся в amoCRM.

Сначала все данные переместили из одной системы в другую без каких-либо потерь. Затем специалисты уже в «Битрикс24» структурировали информацию по соответствующим значениям и ячейкам. Этот процесс значительно отличался от стандартного переноса: сотрудники Maticson сначала выгрузили данные, упорядочили и структурировали, завели необходимые сущности и преобразовали их в кликабельные процессы со своей историей взаимодействия.

Например, в прошлой системе существовали текстовые поля без какой-либо структуры, в которых хранились контактные данные клиентов, профили материнских и дочерних компании. По текстовому полю взаимосвязь найти было невозможно, сотруднику приходилось вручную искать нужную информацию. После миграции появилась связь между точками холдинга, стало проще определить материнскую компанию или же собрать информацию по дочерним предприятиям.

С данными некоторых лидов ситуация была похожая: имя и телефон клиента заносили в поле для комментариев. После переноса данных, поле с комментарием превратилось в кликабельный контакт со всей информацией и историей взаимодействия, что существенно облегчило работу сотрудникам «Аэродиска».

Как проходила работа?

Одной из главных причин перехода на другую CRM-систему стало отсутствие прозрачности в работе отдела продаж. В компании «Аэродиск» процесс продаж очень масштабный и сложный: сначала менеджеры распределяют заявки, потом идет тестирование ПО, далее подключают сторонние отделы, передается техника на тестирование заказчику, и только потом согласовывается коммерческое предложение.

После всей цепочки начинается процесс запуска, производства, пусконаладочной работы и техподдержки. Компания решила перенести производство с amoCRM, потому что процесс продаж не отображался полностью, многие этапы были вне поля зрения, заявки долго висели и не обрабатывались своевременно.

Настройка системы для отдела продаж прошла следующим образом:

Сбор требований и отрисовка процессов: продажа, тестирование, согласование коммерческого предложения, формирование тендера

Настройка процессов и их автоматизация

Подключение каналов лидогенерации («ВКонтакте», CRM-формы, «Вебинар.ру», почта)

Обучение сотрудников

Тестирование

После миграции на «Битрикс24» внутренние процессы построены иначе, на каждом этапе присутствуют конкретные задачи и ответственные за их выполнение, благодаря этому процесс становится максимально прозрачным. Для того чтобы работа сотрудников компании «Аэродиск» стала более оптимизированной. Создан и настроен процесс формирования отчетности после перехода сделки в состояния hold. Если в течение трех месяцев активностей по сделке не происходит, то заявка автоматически переходит в стадию hold, на этом этапе собирается отчетность и отправляется руководителю для дальнейшего рассмотрения.

Отдел персонала

Работа отдела персонала не была автоматизирована, данные по кандидатам и сотрудникам хранились в Excel-таблицах. При помощи настройки процессов работа с кандидатами полностью автоматизирована от поиска заявки до завершения испытательного срока.

В работе с данным направлением можно выделить несколько этапов:

• Сбор требований;
  
  
• Настройка смарт-процессов и автоматизация;
  
  
• Настройка дополнительных реестров для отдела персонала;
  
  
• Обучение сотрудников;
  
  
• Тестирование.
  
  

Сайт компании создан на другой платформе, поэтому специалисты связали форму заполнения с CRM с помощью собственной разработки. Еще до начала поиска потенциальных сотрудников, руководитель отдела заполняет форму, где указывает все требования к кандидату. Далее заявка переходит к отделу персонала, определяется ответственный, запрос проверяется и размещается на порталах хантинга.Также далее возможны два варианта развития событий:

1. При отклике сотруднику отдела персонала приходит уведомление, после которого специалист начинает работу с соискателем. Он самостоятельно заносит кандидата в следующий этап во время цикла собеседований.
   
   
2. Кандидат заполняет CRM-форму, размещенную в вакансии. При отклике будущего сотрудника просят дать согласие на обработку и хранение персональных данных.

Если специалист становится частью компании, то запускается следующая воронка в CRM – адаптация. На этом этапе все так же автоматизировано: сотруднику отдела персонала приходят напоминания о встречах и мониторинге настроения, сборе обратной связи и разборе полетов с руководителем отдела.

Финансовый отдел

Сложности работы финансового отдела заключались в том, что заявки приходили на почту и периодически терялись. Исправить это помогла разработка парсера, который создает дополнительный функционал в системе на основании входящей заявки в почтовом ящике.

Настройка работы финансового отдела прошла в несколько этапов:

• Сбор требований и отрисовка процесса;
  
  
• Написание ТЗ на разработку парсера;
  
  
• Настройка смарт-процесса и автоматизация;
  
  
• Разработка парсера;
  
  
• Обучение сотрудников;
  
  
• Тестирование.
  
  

Парсер забирает все заявки из почтового ящика и создает их в «Битрикс24». Таким образом, автоматизирована воронка лидов, подключены каналы лидогенерации, благодаря работе парсера заявки своевременно обрабатываются и передаются в отдел продаж.

Проделанная работа и результаты

Работа с компанией «Аэродиск» продолжается, но назвать кейс успешным можно уже сейчас, ведь большая часть поставленных задач выполнена. Какие результаты мы имеем на сегодняшний день?

Отдел подбора персонала
Сотрудники отдела не теряют заявки и не забывают передавать информацию о новом кандидате. За несколько дней до выхода специалиста ответственному ставятся задачи: подготовить пропуск, выдать доступы, провести встречу. Проблема с получением заявок на требуемого кандидата пропала, теперь руководитель перед формированием запроса должен заполнить детальную форму, благодаря которой работа HR-специалистов стала в разы быстрее и проще.


Финансовый отдел
Заявки обрабатываются и передаются в отдел продаж своевременно, благодаря автоматизированной воронке лидов и каналам лидогенерации. Также дополнительно настроен смарт-процесс «Служба одного окна», в рамках которого важные формы обрабатываются оперативно, а их актуальный статус могут отследить и отправитель, и получатель.


Отдел продаж
Специалисты Maticson объединили все отделы в одной системе. Сотрудникам больше не нужно совершать крестовый поход по кабинетам коллег для сбора подписей и печатей. Все процессы построены на задачах, поэтому отсутствует долгое согласование. На каждом этапе воронки продаж указаны ответственные, благодаря прозрачности руководитель может отследить на каком этапе произошла задержка.

Помимо этого, была настроена воронка «Партнеры». В рамках работы с данным процессом можно заключать договоры, отслеживать сроки их окончания и статус. Воронка связана с направлением «Продажи», поэтому сотрудники отдела могут отследить, какой действующий партнер закреплен за клиентом.

Стало интересно? Мы готовы обсудить ваш проект!

Обращайтесь, мы дадим вам оперативную консультацию