В больших компаниях CRM-система решает множество рутинных задач, автоматизируя и ускоряя работу специалистов в несколько раз. Однако при использовании такого решения необходимо, чтобы все бизнес-процессы выполнялись четко и безошибочно. Именно поэтому при внедрении CRM важно учитывать быстрое развитие и рост предприятия, иначе нововведние не облегчит работу, а только создаст дополнительную головную боль. Этот кейс именно о том, как обновить и правильно настроить уже внедренную систему для быстрорастущей компании.

Клиент

МЦ МФО — международный центр медицинского и фармацевтического образования, который занимается обучением студентов по множеству направлений

Более двух тысяч учебных программ центра одобрены Министерством здравоохранения и размещены на портале НМО. Для студентов доступны следующие форматы обучения: профессиональная переподготовка с выдачей диплома, повышение квалификации с выдачей удостоверения, а также прохождение курсов для младшего медицинского персонала. Компания имеет более 1200 выполненных государственных контрактов по всей России. Более 50 тысяч выпускников МЦ МФО успешно закончили курсы профессиональной переподготовки и повышения квалификации.

Задачи проекта

МЦ МФО искал достойную замену предыдущему интегратору, так как внедренная ранее система не подходила под изменившиеся процессы компании. Решение создавало дополнительные технические проблемы и замедляло работу специалистов.

Задачи проекта были направлены на систематизацию, оптимизацию и регламентацию действующих бизнес-процессов компании.

Одним из направлений, остро нуждающихся в доработке, стали «Продажи». Настроенная автоматизация должна позволить сотрудникам оперативно создавать документы, отслеживать этапы сделок, статусы клиентов и оплату по договорам. Увеличить эффективность направления было решено за счет следующих составляющих:

Оцифровка сквозного процесса продаж и передача процесса обучения в методический отдел

Перевод всех действий в одну информационную систему

Интеграция каналов лидогенерации и коммуникации

Консолидация процессов поступления обращений в одну информационную систему

В том числе изменения коснулись работы методического отдела. Эффективность направления необходимо было увеличить за счет настройки сценариев автоматизации взаимодействия систем «Учебного центра» и «Учета студентов», а также повторяющихся действий сотрудников между платформой обучения Moodle и информационной системой.

Выбор IT-решения

В рамках сотрудничества центр был переведен на облачную CRM-систему «Битрикс24», что облегчило и ускорило выполнение задач.

Cформированные заявки передаются в методический отдел, который территориально находится в другой области

Закрывающие документы государственного образца по обучению для студентов автоматически формируются в CRM

Настроена интеграция с системой учебного центра Moodle, которая автоматически передает информацию по действующим курсам и формированию доступов для студентов

История коммуникации со студентами хранится в карточках контактов, документы по продаже в карточках сделки, все записи звонков в карточках и диске системы

Автоматизировано более 80% повторяющихся действий сотрудников

Синхронизирована информация по курсам между двумя системами

Минимизированы риски по случайным действиям сотрудников внутри системы

Формирование доступов и их передача студентам происходит автоматически

Организована слаженная работа цепочки отделов: продажи – методический отдел – бухгалтерия

Проделанная работа и результаты

За время работы над данным проектом специалисты Maticson:

Настроили внутренние процессы отдела продаж, методического отдела и бухгалтерии

Настроили автоматические напоминания, переходы по стадиям и формирование документации

Организовали работу менеджеров в «Битрикс24» по технологиям компании. При этом скорректировали и оптимизировали действия, которые занимали большое количество времени

Сформировали возможность хранения всей информации и истории в одной системе, что исключило дальнейшую потерю данных и прозрачность процессов

В результате:

На сегодняшний день компания Maticson полностью завершила проект по систематизации процессов МЦ МФО, все процессы запущены в полном объеме. Быстрорастущий центр продолжает предоставлять качественное образование для специалистов, используя новый вариант выбранной CRM-системы «Битрикс24».

Стало интересно? Мы готовы обсудить ваш проект!

Обращайтесь, мы дадим вам оперативную консультацию