Продолжаем цикл публикаций с ответами на самые частые вопросы, которые возникают при решении автоматизировать бизнес. Как показывает наш опыт, стоимость внедрения CRM-системы является одним из главных предметов обсуждения в компаниях. Так что же влияет на цену, почему она не может быть фиксированной и к каким дополнительным расходам нужно быть готовым? Давайте разберемся.

Самое первое, с чем необходимо определиться – число сотрудников, которые будут работать в системе. Большой ошибкой будет приравнивание количества лицензий только к составу отдела продаж. Чаще всего в CRM-системе заинтересованы и многие другие отделы компании, например, маркетинг, логистика, техническая поддержка, IT-служба. Руководители данных подразделений будут главными пользователями, а также координаторами внедрения и работы в системе, поэтому необходимо обязательно проинформировать их и зафиксировать все требования.

Обратите внимание, что некоторые CRM-системы имеют конкурентные лицензии. Если говорить просто, то конкурентные лицензии – это возможность пользователей работать по очереди. Допустим, вы приобрели десять лицензий, а сотрудников всего пятнадцать, но не все из них пользуются системой одновременно. Соответственно, покупать пятнадцать лицензий нет смысла, можно ограничиться десятью. Такая схема подходит для компаний с посменным графиком работы и для тех сотрудников, которые работают в CRM не постоянно.

Зачастую мобильные лицензии поставляются бесплатно, а вот удаленный доступ немного увеличивает стоимость. Зато с этой функцией становится возможным подключаться к CRM, где бы вы не находились, и работать в привычном интерфейсе.

В последующих публикациях мы более подробно расскажем, как собирать требования и накапливать информацию о потребностях подразделений. Здесь отметим лишь основные моменты, на которые стоит обратить внимание, чтобы стоимость внедрения CRM была оптимальной.

• Требования необходимо собирать всегда, это поможет определиться с подходящей именно вам конфигурацией системы. Лишние функции при использовании CRM удорожают стоимость лицензий. В Maticson предварительно проводится бесплатный аудит компании, на основании которого эксперты подбирают подходящую систему и рекомендуют необходимые опции под конкретный бизнес.

• После сбора всех требований необходимо конкретизировать каждое из них, так как чем более общие и размытые задачи будут стоять, тем дороже может обойтись внедрение.

• Не стоит спешить с доработками, если есть сомнения в их необходимости. Дайте себе определенный срок на использование системы, возможно, спустя некоторое время вы поймете, что имеющийся функционал покрывает все потребности.
  

Помните, что экономия на доработке, путем привлечения сторонних подрядчиков, не участвовавших в процессе внедрения CRM и не знающих всех нюансов работы – огромный риск. Непрофессионалы в лучшем случае могут не справиться с задачей, а в худшем – повредить код, от чего система рухнет, принеся ущерб компании. Обращайтесь к тем, кто уже знает систему изнутри и принимал участие в ее внедрении, в таком случае доработки будут выполнены быстро и качественно. Тянуть время или выполнить свою работу неэффективно таким компаниям не выгодно ни экономически, ни репутационно.

Практически ни одна CRM-система не может содержать в себе интеграции со всеми необходимыми сервисами. Учитывайте этот момент при подсчете стоимости внедрения и уточняйте, какие типы приложений за какую стоимость можно подключить.

Перечисленные выше факторы относятся к обязательным составляющим, которые следует принимать во внимание, однако не забывайте и про стоимость самого внедрения.

Ответ очевиден. Каждый бизнес готов к цифровизации в разной степени: кто-то полностью регламентирован и видит себя «в завтра», а кто-то меняется изо дня в день. Поэтому для каждой компании нужен свой индивидуальный подход. Соответственно, стоимость варьируется в зависимости от особенностей конкретного бизнеса, поставленных целей и объема работ.

Практически в любой системе есть дополнительные траты, о которых можно не подумать заранее, но они могут серьезно отразиться на бюджете. Как правило, эти суммы разнятся в зависимости от вендора.

• Импорт данных
  

При наличии готовой клиентской базы или переходе с другой CRM лучше доверить миграцию вендору для исключения повреждения данных.

• Первичная настройка
  

Если у вас в штате нет хорошего IT-специалиста, лучше попросить помочь настроить телефонию, шаблоны, справочники и первые бизнес-процессы компанию, которая будет заниматься внедрением CRM.

• Обучение
  

Плата за него, как правило, не очень высока, а само обучение проводится онлайн. Например, в Maticson обучение проводится на бесплатной основе, так как является частью клиентского сервиса.

• Техническая поддержка
  

Приоритетная и качественная техническая поддержка, позволяющая сделать работу с CRM намного эффективнее, всегда платная. При этом, вся помощь осуществляется максимально быстро посредством удаленного доступа.

• Обновления
  

Если выходят новые версии системы, лучше оплатить переход на них. Так вы получите актуальную функциональность и улучшенные опции, что ощутимо скажется на эффективности работы.

Все эти нюансы лучше уточнять заранее, чтобы четко понимать, сколько будет стоить внедрить CRM именно в вашем случае.